L’informativa è un testo che permette di informare le persone sulle modalità con cui vengono trattati i loro dati, con quale fine, per quanto tempo e come fare per presentare reclami o chiedere ulteriori informazioni. Sull’informativa vengono anche riportati i dati del Titolare del Trattamento e del DPO, qualora presente.
Requisiti dell’informativa
L’informativa deve essere facilmente comprensibile e accessibile, concisa, trasparente e deve essere redatta con un linguaggio semplice e facilmente comprensibile da tutti; può essere redatta in formato cartaceo o elettronico, purché rimanga ben visibile e facilmente consultabile dagli interessati. L’informativa deve sempre essere fornita all’interessato prima di effettuare la raccolta dei dati e deve specificare l’identità dell’interessato, i propri diritti, la finalità del trattamento, i destinatari dei dati raccolti e i dati del Titolare del Trattamento. E’ importante periodicamente, verificare la rispondenza dell’informativa fornita, in relazione ad eventuali modifiche che dovessero sorge all’interno dell’azienda o a livello normativo.
Esonero nella predisposizione dell’informativa
Qualora possa essere dimostrato chiaramente, che il Titolare del Trattamento deve mettere in atto uno “sforzo sproporzionato” per poter gestire le informative in relazione ai propri utenti, è stata prevista la possibilità dell’esonero dagli obblighi di informativa, ricordandosi però molto bene che la prova di tale scelta, spetta al Titolare del Trattamento e che accettare tale prova è a discrezione del Garante.